Ça y est, bientôt les vacances ! Soleil, ski, campagne repos et farniente… Vous en rêvez mais une part de vous ne peut s’empêcher d’appréhender : vous redoutez déjà les dossiers à clôturer en urgence, les appels intempestifs, l’inquiétude de laisser seule votre équipe à gérer les difficultés, la montagne de travail qui vous attend à votre retour…
Bref, les vacances peuvent être vécues par un manager comme une véritable torture. Mais rassurez-vous, cela n’est pas une fatalité ! Pour éviter cette situation inconfortable, il est primordial d’anticiper et de bien préparer votre départ en amont. Voici nos 10 conseils à suivre pour que vous puissiez partir en congés et revenir l’esprit serein.
1/ Gérer le planning des congés
La gestion des congés est un acte de management à part entière. Pour assurer une bonne continuité du service, il est important de fixer clairement le départ en vacances de toute l’équipe, et cela bien à l’avance. Vous pourrez ainsi tracer une perspective claire et cohérente sur le travail à planifier et les personnes compétentes à désigner.
2/ Dresser un bilan des urgences
Les dates de congés sont validées. Commencez par faire une liste précise des dossiers en cours : ceux à finaliser avant votre départ en vacances, ceux qui devront être gérés par un collaborateur pendant votre absence et ceux qui peuvent patienter jusqu’à la rentrée. Ce récapitulatif écrit permet d’estimer le degré d’urgence et de vous épargner une pression trop importante à votre retour.
3/ Mettre en place un back up
Pour ne pas que vos dossiers soient bloqués pendant vos vacances, préparez des process de gestion exceptionnelle et un back up avec un collègue pour faciliter :
- Le pilotage de l’activité et des tâches à répartir
- La gestion des urgences et importances
- Le suivi des résultats de l’équipe avec un seuil d’alerte
4/ Déléguer efficacement
Un bon manager doit savoir déléguer. À partir de nos conseils précédents, vous pouvez transmettre les informations utiles à une bonne relève. Pour cela, faites un brief complet aux personnes à qui vous déléguer. Facilitez-leur le travail en votre absence en fournissant un maximum d’informations sur vos dossiers et process en cours. En déléguant une partie des taches sous forme de missions ponctuelles, vous réduisez les taches à faible valeur ajoutée et valorisez vos collaborateurs désignés.
5/ Prévenir vos interlocuteurs
Transmettez au plus tôt vos dates de congés à vos collaborateurs et à vos clients sensibles. Privilégiez le contact direct, à l’oral et surtout pas dans l’urgence : prévoyez une quinzaine de jours avant le départ. Cela permettra à vos interlocuteurs d’anticiper leur demande et de ne pas être frustrés en découvrant par eux-mêmes votre absence.
6/ Créer un message d’absence automatique
La veille de votre départ en vacances, élaborez et enregistrez vos messages d’absence. Concis et informatifs, vos messages de répondeur téléphonique et de messagerie électronique doivent indiquer les dates de votre indisponibilité et les personnes à contacter en votre absence. Cela montrera que vous êtes organisé(e) et que vous avez su passer le relais avec efficacité.
7/ Donner les clés et les ultimes consignes
Jour J : il est temps de confier la barre à votre remplaçant délégué. Clés des armoires, dossiers en cours, process de gestion exceptionnelle, back up, vous êtes maintenant en mesure de déléguer en toute sérénité. C’est un acte de management capital pour le bon déroulement des activités en votre absence.
8/ Passer un message motivant à toute l’équipe
Avant de partir, faites le tour de votre équipe pour saluer tous vos collaborateurs. Cette dernière étape vous permettra de vous assurer que tout le monde a ce qu’il lui faut pour avancer dans sa mission. L’objectif : les rassurer et les motiver pour assurer la relève pendant votre absence.
9/ Déconnecter complètement
Vous êtes en vacances donc IN-DIS-PO-NI-BLE ! Difficile de l’envisager pour certains managers mais l’idéal serait de couper totalement les ponts avec le travail pendant vos vacances. Car ne pas déconnecter peut-être synonyme de contre-performance à la rentrée. Votre esprit a besoin d’une parenthèse de bien-être et de lâcher-prise pour se ressourcer, faire le plein d’énergie et repartir plein d’entrain au travail. Encore une fois, si votre départ a été bien préparé en amont, vous pouvez profiter pleinement de vos vacances.
10/ Faire un point à votre retour
C’est la rentrée, vous reprenez le flambeau. Prenez le temps pour réunir vos équipes et obtenir un feedback de tous vos collaborateurs. Faites un point ensemble en individuel ou en collectif sur les réussites à valoriser et les difficultés rencontrées pour déterminer les nouvelles actions à mener. C’est l’occasion de valoriser les réussites et de remobiliser vos équipes autour de nouveaux objectifs pour cette nouvelle année qui commence.
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